Implémentation d’un ERP : Erreurs communes et comment les éviter

1. Manque de planification initiale

Une planification inadéquate est l’une des principales raisons d’échec lors de l’implantation d’un ERP. Les entreprises se lancent parfois dans ce type de projet sans bien définir leurs objectifs ni comprendre les besoins spécifiques de chaque département. Cela entraîne souvent des ajustements coûteux et des retards dans l’exécution.

Comment l’éviter : 

• • • Évaluation des besoins : Avant toute implémentation, réalisez une analyse approfondie des processus actuels et des objectifs à atteindre. Une fois la solution logicielle choisie avec soin, chaque responsable de département devrait identifier les pistes de gains dans leur secteur d’activités.  Ces pistes de gains doivent être documentées et communiquées.  Ces objectifs de gains seront suivis et serviront de balises à l’équipe d’implantation.
    • Planification détaillée : Développez un plan de projet solide, avec un calendrier réaliste et des points de contrôle réguliers pour surveiller les progrès. Mettez en place un mécanisme de gestion des changements d’envergure avec un système approbations nécessaires. 

2. Choix inadéquat de la solution ERP

Opter pour un ERP uniquement en fonction de sa popularité ou de son coût sans évaluer si la solution correspond à vos besoins spécifiques est une erreur courante. Il est essentiel de choisir un ERP qui répond aux particularités de votre secteur d’affaires et aux exigences de votre organisation. Il arrive souvent, pour les solutions ERP de type Tier1 et Tier2, qu’on doive aussi choisir l’intégrateur (“SI – System integrator”). Ce choix est critique.

Comment l’éviter : 

• • • Sélectionner la bonne solution : Analysez les solutions ERP disponibles en fonction de leur flexibilité, leur évolutivité et leur adéquation avec vos objectifs à court et long terme.  Voir notre article et webinaire sur le sujet :  Eficio | Systèmes intégrés – Comment faire le bon choix ?
    • Sélectionner le bon intégrateur : L’intégrateur doit connaitre votre domaine d’industrie, vous devrez valider les références-client pertinentes et passer en entrevue le chef de projet et les consultants clés. 

3. Sous-estimer la gestion du changement 

L’implémentation d’un ERP modifie fondamentalement la manière dont les employés travaillent au quotidien. Ne pas anticiper l’impact sur les utilisateurs peut engendrer des résistances, une baisse de productivité et une mauvaise adoption du système. 

Comment l’éviter : 

• • • Impliquer les parties prenantes : de la haute direction jusqu’aux employés : Assurez-vous que toutes les équipes concernées participent dès le début du projet. Leur implication est cruciale pour une adoption réussie. Les principes directeurs et pistes de gains doivent être bien communiquées à tous. L’identification des changements aux processus (“fit & gap”) est importante et il faut s’assurer de l’adoption de ces changements de la part des utilisateurs.
    • Formation adaptée : Préparez des programmes de formation personnalisés pour aider vos équipes à maîtriser pleinement leur nouvel environnement de travail.
      

      4. Sous-estimer les ressources nécessaires

La mise en œuvre d’un ERP requiert des ressources financières, humaines et temporelles. Sous-estimer ces besoins peut entraîner des retards et des dépassements budgétaires. 

Comment l’éviter : 

• • • Budget réaliste : Développez un budget qui prend en compte tous les aspects du projet, y compris la gestion de projet, la personnalisation, l’intégration et la formation des utilisateurs.
    • Équipe dédiée : Assurez-vous que les membres clés de l’équipe disposent du temps nécessaire pour se concentrer sur le projet.  Dans bien des cas, il faut planifier des ressources qui prendront la relève (“backfilling”) des membres clés de l’équipe (champions).  En effet on ne veut pas que les champions soient tirés par leurs opérations quotidiennes. 

5. Mauvaise gestion de la migration des données

L’implémentation d’un ERP inclut souvent la migration de données provenant de plusieurs systèmes. Si cette migration est mal préparée, cela peut entraîner des erreurs ou des pertes de données, affectant l’intégrité du système. 

Comment l’éviter : 

• • • Préparation des données : Avant la migration, assurez-vous que vos données sont nettoyées et structurées.  Encore ici, il est courant de sous-estimer ce travail.  Il faut au début du projet documenter une stratégie de conversion et de nettoyage.  Cette stratégie permettra de bien estimer les efforts nécessaires.
    • Tests approfondis : Effectuez des tests rigoureux de migration pour garantir une transition fluide avant la mise en production. 

Les avantages d’un accompagnement dans l’implémentation d’un ERP 

Être accompagné par un expert lors de l’implantation d’un ERP présente plusieurs avantages clés : 

• • • Expertise ciblée : Un spécialiste ERP comprend les besoins spécifiques de votre secteur et peut anticiper les défis. 
    • Réduction des risques : L’accompagnement permet d’éviter les erreurs courantes et de respecter les meilleures pratiques. 
    • Gain de temps et d’efficacité : Un partenaire dédié optimise le processus, évitant les retards et garantissant une mise en œuvre plus rapide. 
    • Support continu : Un expert offre un soutien post-implémentation, incluant la formation et l’assistance technique

La mise en place d’un ERP peut transformer positivement votre entreprise si elle est correctement planifiée et exécutée. Les erreurs courantes telles que la mauvaise planification, une gestion inadéquate du changement et la sélection d’une solution inadaptée peuvent être évitées en suivant ces recommandations. 

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