Implanter un bureau de projets (PMO)

La gestion de projet est de plus en plus vitale au succès d’une entreprise. Beaucoup d’organisations ont implanté un bureau de projets pour soutenir l’entreprise ou bien elles pensent sérieusement à le faire.  

Cet article présente une démarche d’implantation de bureau de projets qui peut être adaptée au contexte de votre organisation.

Les bureaux de gestion de projet (PMO) jouent un rôle de plus en plus important, non seulement en coordonnant et en gérant les projets, mais en facilitant la transparence des informations dont l’organisation a besoin pour prendre les meilleures décisions. Un PMO relève le défi d’un nombre croissant de projets avec des priorités concurrentes et des ressources limitées et apporte les informations nécessaires pour poursuivre les initiatives les plus importantes, allouer les ressources de manière optimale et, en fin de compte, accélérer la croissance et le succès de l’organisation. Il ne s’agit pas de mettre en œuvre autant de projets que possible. Il s’agit d’exécuter les projets et les portefeuilles qui apportent de la valeur à l’entreprise.

Le tableau suivant présente les symptômes qui sont souvent à l’origine d’un besoin de bureau de projets :

Pourquoi un bureau de projet:

• Avoir un aperçu complet de la progression de chaque projet;
• Assurer le suivi des projets en fonction des priorités stratégiques de votre organisation;
• Comprendre les dépendances entre les projets de votre organisation : évaluer les impacts sur les ressources humaines et organisationnelles;
• Anticiper les risques, difficultés et problèmes de chaque projet;
• Fournir à l’organisation une méthodologie et des outils de gestion de projet;
• Accroitre votre capacité à livrer les projet;
• Accélérer l’évolution partant d’une culture opérationnelle vers une culture de gestion de projets

Au cours des dernières années, nos CIOs ont été impliqués dans plusieurs initiatives touchant l’implantation de bureaux de projets, la gestion de programmes ou portefeuilles de projets. L’expérience consolidée nous a permis d’assembler les meilleures pratiques et outils en un démarche facilement adaptable aux contextes de nos clients.

Le diagramme suivant présente une vue sommaire de la démarche de déploiement d’un bureau de projets (PMO) proposée par Eficio.

Comme première étape, un « Business case » doit être effectué pour justifier la mise en place d’un bureau de gestion de projet.  Le « business case » décrira les éléments suivants :

1. 1. L’évaluation de la maturité en Gestion de projet et les besoins
   2. Les objectifs du PMO et ses indicateurs de mesure
   3. Les avantages et les limites du PMO
   4. Un coût estimé de mise en œuvre
   5. Un calendrier approximatif ou la durée du projet

À cette étape il est essentiel d’identifier le juste besoin de l’organisation.  Nous aimons utiliser les 9 capacités suivantes comme base de réflexion.  Votre PMO doit se concentrer sur les capacités les plus importantes pour votre organisation.

Conseils pour une mise en œuvre réussie

Pour augmenter les chances de réussite de votre nouveau PMO, tenez compte des conseils suivants :

1. 1. Obtenir une adhésion à long terme: la création d’un PMO signifiera un changement important et durable pour l’organisation. Il est important de se concentrer sur la gestion du changement et l’engagement des parties prenantes pour s’assurer que les gens sont engagés dans son succès.
   2. Concentrez-vous sur les premières victoires: il est utile d’identifier, de réaliser et de célébrer certaines victoires rapides. Cela aidera à renforcer l’engagement et à encourager le moral lors de la mise en œuvre de ces changements. Par exemple, chaque fois qu’un jalon est atteint, il doit être reconnu et célébré. Cela pourrait être aussi simple que l’envoi d’un bulletin d’information lorsque les politiques de fonctionnement standard du bureau de projets  sont établies.
   3. Maintenir la motivation pendant les périodes creuses: la mise en œuvre de tout changement important peut être difficile. Il y aura probablement des périodes où les choses semblent se passer lentement ou pas du tout. Il est essentiel de rester positif et de se concentrer sur le maintien de l’engagement et de l’engagement des parties prenantes envers l’objectif final.
   4. Assurez-vous d’avoir défini des mesures de réussite: comme mentionné précédemment, une partie du Business Case doit décrire les avantages d’un PMO. Il est important d’avoir défini des avantages mesurables qui peuvent être suivis et rapportés. Par exemple, le PMO normalisera-t-il les rapports de gestion de projet ? Si tel est le cas, il devrait y avoir une date à laquelle cela sera réalisé et un moyen de s’assurer que le tout est réalisé.
   5. Incorporer suffisamment de flexibilité pour que le PMO s’adapte et mûrisse : à mesure que l’entreprise se développe et change, le PMO doit s’adapter. Par exemple, le PMO peut commencer en tant que PMO de soutien, mais se transformer en un PMO directif.

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