Choisir les bons projets : Une clé pour réaliser le plan stratégique de l’organisation

Dans un environnement où les ressources sont limitées et où les priorités évoluent rapidement, les organisations doivent choisir leurs projets avec soin. Une sélection judicieuse de projets alignés avec le plan stratégique permet non seulement de maximiser la contribution de chaque initiative aux objectifs globaux, mais aussi d’assurer une allocation efficace des ressources. Cet article explore les étapes essentielles pour choisir et gérer les projets prioritaires afin de soutenir la stratégie de l’entreprise.   

1. Définir l’alignement stratégique en gestion de projet 

Le premier pas vers une sélection de projets efficace est de comprendre l’alignement stratégique. Cela signifie que chaque projet retenu doit répondre aux objectifs principaux de l’organisation, qu’il s’agisse de croissance, d’innovation, de rentabilité ou de développement durable. Un projet qui ne s’aligne pas sur ces priorités risque de diluer l’effort global, ajoutant des coûts et du travail sans valeur ajoutée. 

Définir les priorités stratégiques implique une communication claire à tous les niveaux, afin que chaque responsable de projet sache dans quelle direction concentrer ses efforts. Pour cela, les dirigeants peuvent utiliser des outils de planification comme la carte stratégique, qui aide à visualiser les objectifs clés et les initiatives nécessaires pour les atteindre.  Chaque projet priorisé devrait être lié à une initiative de la carte stratégique. 

2. Méthodes pour identifier les projets prioritaires 

Une fois les priorités stratégiques définies, sélectionner les projets les plus pertinents est essentiel pour garantir un retour sur investissement optimal et éviter la dispersion des efforts.  Le diagramme suivant présente comment la priorisation et le choix des projets s’intègrent aux activités du bureau de projet. 
 
Pour faire les choix des projets les plus pertinents, plusieurs méthodes permettent de filtrer et de classer les projets selon leur potentiel à contribuer aux objectifs de l’entreprise, leur faisabilité, et le niveau de risque associé. Ces outils aident à éclairer les décisions et à établir une feuille de route claire des priorités.

A. La Matrice d’impact stratégique

La matrice d’impact stratégique est une méthode visuelle puissante pour évaluer les projets selon deux axes : leur impact potentiel sur les objectifs stratégiques et leur faisabilité opérationnelle. En positionnant chaque projet dans la matrice, on peut facilement distinguer ceux qui présentent un impact élevé et une faisabilité importante, considérés comme des candidats idéaux. Inversement, les projets dont l’impact ou la faisabilité est faible peuvent être retardés ou éliminés. 
Cette matrice, divisée en quatre quadrants, permet de prioriser les projets en fonction des ressources disponibles et des besoins de l’organisation. Les projets de « gain rapide », par exemple, sont ceux qui nécessitent peu de ressources et ont un impact immédiat, tandis que les « grands projets stratégiques » nécessitent un investissement important mais contribuent fortement à la vision à long terme de l’entreprise.

Exemple de matrice d’impact stratégique : Dans cet exemple Eficio a enrichi la matrice d’impact en indiquant dans la grosseur de la bulle le nombre de personnes potentiellement impactées par ce projet 

B. Le scoring de projets

Le scoring de projets est une méthode quantitative qui attribue un score à chaque projet en fonction de critères pondérés, tels que le retour sur investissement, l’alignement avec les objectifs stratégiques, l’urgence, et les ressources nécessaires. Cette méthode standardise l’évaluation et permet une comparaison objective des projets. En définissant des seuils pour chaque critère, l’entreprise peut ainsi hiérarchiser les projets avec une plus grande précision.

L’un des avantages du scoring de projets est qu’il favorise une prise de décision collaborative et documentée, car chaque critère est évalué de manière transparente. Cela facilite l’adhésion des parties prenantes et permet de justifier les choix stratégiques en fonction de données concrètes, plutôt que sur des impressions subjectives. 

C. L’analyse de la valeur ajoutée

L’analyse de la valeur ajoutée se concentre sur la contribution unique de chaque projet. Elle évalue la capacité de chaque projet à créer de la valeur pour l’entreprise, que ce soit en augmentant les revenus, en améliorant l’efficacité ou en renforçant la position de marché. En utilisant une approche basée sur la valeur ajoutée, l’organisation peut cibler les projets qui ont un effet tangible sur sa performance globale.

Cette méthode encourage également les équipes à identifier et évaluer les bénéfices indirects des projets, comme les effets d’apprentissage ou les synergies possibles avec d’autres initiatives. Un projet qui offre un retour de valeur élevé peut alors être priorisé même s’il présente des défis techniques, tant que le gain potentiel justifie l’investissement. 

D. L’évaluation du risque et de la faisabilité

L’évaluation du risque et de la faisabilité est un complément nécessaire pour éviter que des projets, bien que stratégiques, ne mettent en péril les opérations ou ne consomment plus de ressources que prévu. En analysant les risques potentiels, tels que les contraintes techniques, la résistance au changement, et les dépendances internes, l’entreprise peut établir des plans de mitigation et éviter les effets de surprise qui pourraient retarder les initiatives prioritaires. 
En tenant compte de la faisabilité des projets en parallèle de leur importance stratégique, les organisations s’assurent d’une exécution plus fluide. Cela permet également de prévoir des solutions de repli pour les projets risqués tout en maintenant un cap stable sur les priorités. 

E. Implication des parties prenantes dans le processus de sélection

L’implication des parties prenantes est cruciale pour valider les choix de projets. En les associant au processus de sélection, on assure une meilleure compréhension et une plus grande adhésion aux décisions. Les parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes, apportent des perspectives variées qui enrichissent l’évaluation des projets et permettent d’anticiper les besoins ou les résistances potentielles. 

Des ateliers de scoring collaboratif ou des sessions de feedback peuvent être organisés pour obtenir leurs insights, garantissant que les projets sélectionnés répondent aux attentes des utilisateurs finaux et des gestionnaires, et qu’ils soient réalisables dans le cadre de l’entreprise. 

3. Optimiser les ressources en fonction des priorités 

Dans un contexte de ressources limitées, il est crucial d’allouer ces ressources de manière optimale aux projets prioritaires. Cela signifie affecter les budgets, le temps et les compétences en fonction de la valeur stratégique des projets. Pour ce faire, un planning souple est indispensable, car il permet d’ajuster les allocations si des imprévus surviennent.

Cette gestion de ressources proactive permet de réduire les goulots d’étranglement, où certains projets sont bloqués en raison de contraintes de capacité. De plus, en maximisant l’alignement des ressources avec les projets prioritaires, l’entreprise renforce son efficacité opérationnelle et sa capacité à atteindre ses objectifs.

4. Mécanismes de revue et ajustement des priorités 

Les priorités stratégiques évoluent. Il est donc essentiel de réévaluer régulièrement les projets pour s’assurer qu’ils continuent de répondre aux objectifs de l’organisation. Des revues périodiques de portefeuille permettent de vérifier l’alignement des projets et d’ajuster les priorités si nécessaire.

Ce processus, appelé « realignment », permet de maintenir le cap sur la stratégie tout en restant flexible face aux changements. Dans certains cas, des projets peuvent être suspendus ou arrêtés si leur pertinence diminue par rapport aux objectifs actualisés, libérant ainsi des ressources pour des initiatives à plus forte valeur ajoutée. 

5. Indicateurs de succès pour un alignement stratégique efficace 

Enfin, il est important de mesurer l’efficacité de l’alignement stratégique à travers des indicateurs de performance. Les KPI (Key Performance Indicators) tels que le taux de contribution aux objectifs, le temps de cycle des projets et la rentabilité aident à évaluer si les projets choisis contribuent véritablement aux résultats de l’entreprise.

Un suivi rigoureux des bénéfices projetés versus réalisés permet d’affiner le processus de sélection de projets pour les futures initiatives. Ces données, analysées périodiquement, offrent un retour d’expérience précieux qui guide les décisions et renforce l’efficacité du portefeuille de projets. 

En conclusion, choisir les bons projets est un levier stratégique pour toute organisation souhaitant optimiser ses ressources et maximiser son impact. En utilisant des méthodes d’évaluation et de revue continues, les entreprises peuvent non seulement atteindre leurs objectifs de manière plus ciblée, mais aussi se positionner de manière agile face aux défis futurs.